Главная - Гражданское право - Акт о передачи дел в архив

Акт о передачи дел в архив


Приказ о сдаче документов в архив образец


Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК). Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях организации с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК организации.

Функции и права центральной экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат — они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения также подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ С ЦЕЛЬЮ ИХ СПИСАНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ — 8(495)506-13-7 9 ПОДРОБНО ОБ УСЛУГЕ ПО УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ЗДЕСЬ архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов proektarhiv.ru

Какой сотрудник должен готовить документы ко сдаче в архив?

Итак, подготовка дел к сдаче в архив осуществляется в структурном подразделении организации.

Это вполне оправданно. Работник архива, может быт, и умеет более ловко сшить документы, но он не разбирается во всех тонкостях процессов, которые осуществляет каждый отдел. В одно дело может войти и рабочая переписка и копии приказов и договоров и многие другие документы, относящиеся к одной и той же производственной задаче.

Архивариус этого не знает, потому к формированию дел и привлекаются те, кто эти дела создает.

Приложение 38. Акт приема-передачи документов личного происхождения на временное хранение в ведомственный архив

Приложение 38к п.

11.1Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Название ведомственного архива Наименование должности руководителя организации АКТ Подпись Расшифровка _______________ N ______________ подписи ________________________________ (место составления) Дата приема — передачи документов Гербовая печать личного происхождения организации на временное хранение в ведомственный архив Основание: заявление владельца документов личного происхождения __ _________________________________ от «__» ____________ г. о приеме (Ф.И.О. владельца документов) документов на временное хранение в _______________________________ (наименование организации и ________________________________ с последующей передачей их на название ведомственного архива) постоянное государственное хранение в ____________________________ (название госархива) В соответствии с заявлением ______________________________________ (Ф.И.О.

владельца документов) передает лично ему (ей) принадлежащие документы, а _______________ __________________________________________________________________ (наименование организации и название ведомственного архива) принимает на временное хранение на срок ________________ документы _____________________________________ согласно сдаточной описи (Ф.И.О. владельца документов) N _________ в количестве __________ документов. По истечении указанного срока хранения ___________________________ (наименование организации _________________________________ обязуется передать документы ___ и название ведомственного архива) ______________________________ в полном составе на государственное (Ф.И.О.

фондообразователя) хранение в _______________________________________________________ (название госархива) С момента подписания настоящего акта документы являются государственной собственностью и входят в состав Государственного архивного фонда СССР.

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка владельца документов подписи заведующего подписи ведомственным архивом Подпись Расшифровка председателя подписи ЦЭК (ЭК) организации Дата В книге учета поступления и выбытия документов произведена запись N ____, документы отнесены к фонду N __________ Наименование должности работника архива, сделавшего запись в книге учета поступления и выбытия Подпись Расшифровка подписи Дата Формат А4 (210 х 297 мм) Форма акта приема — передачи документов личного происхождения на временное хранение в ведомственный архив

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

Помещено в тему: Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме. Но сначала необходимо , куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства. Посмотрите образец оформления данного вида акта.

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Милашка» Генеральный директор ЗАО «Милашка» В.Д. Болдашкин АКТ 02.11.2012 02.11.2012 № 1 г.

Краснодар 1 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2006—2008 годы 1 42 — 2 Опись № 1 дел постоянного хранения за 2009 год 1 23 — 3 Опись дел № 2 по личному составу за 2006—2008 годы 1 29 — 4 Опись дел № 2 по личному составу за 2009 год 1 16 — Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре. Состояние документов и описей удовлетворительное.

Одновременно передаются:

  1. книга учета поступления и выбытия документов (ведется в электронном виде);
  2. журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
  3. металлическая печать «Архив».
  4. дело фонда,

Состояние помещения архива площадью 32,8 кв. м удовлетворительное. Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

  1. 2 (два) порошковых огнетушителя ОП-4 (3) -АВСЕ-01,
  2. стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.;
  3. гигрометр психрометрический ВИТ-2.
  4. машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
  5. стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.;

Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией.

Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии. Передала О.Г. Стефаницкая Приняла С.Н. Черкинзон Председатель комиссии Л.Б.

Богомолова Члены комиссии М.С.

Олешко В.И. Якина Передаваемые документы (точнее имеющиеся в архиве описи документов) перечисляют в табличной форме. Страхового фонда в обычной организации просто нет, поэтому ставят прочерки в соответствующей графе. Архивные описи дел – это и есть справочный аппарат. Часто в организации и не бывает ничего иного, выступающего в роли научно-справочного аппарата.
Часто в организации и не бывает ничего иного, выступающего в роли научно-справочного аппарата.

Это нормально. В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря.

Здесь можно посмотреть установленную форму . Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 12 комментариев Оставить комментарий (обязательно) (обязательно — не публикуется) (дополнительно) Пожалуйста, включите JavaScript в Вашем обозревателе для того, чтобы оставить комментарий!

Приложение N 16. Образец формы акта приема-передачи архивных документов и материальных ценностей архива при смене руководителя архива

Приложение N 16к п. 6.3.ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ АКТАПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И МАТЕРИАЛЬНЫХЦЕННОСТЕЙ АРХИВА ПРИ СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВАНаименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности руководителя организации __________ N ____________ Подпись Расшифровка подписи _________________________ Дата (место составления) приема-передачи при смене руководителя архива В соответствии с приказом от _____________________ N __________________ _______________________________ передал(а) ________________________________ (фамилия, инициалы передающего) (фамилия, инициалы принимающего) принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя _____________________ и членов _______________________ (фамилия, инициалы) (фамилии, инициалы) ___________________________________________________________________________ документы архива за ____ годы и справочный аппарат к ним.

N п/пN фондаНазвание и N описиКол-во экземпляров описиКол-во принятых единиц хранения на бумажном носителеКол-во принятых единиц хранения электронных документовПримечание1234567ИТОГО принято ________________________________________________________ дел, (цифрами и прописью) в том числе _______________________________________________ ед. хранения на (цифрами и прописью) бумажном носителе, ___________________________________________ ед. хранения (цифрами и прописью) электронных документов, ____________________________________________ описей (цифрами и прописью) в __________________________ экземплярах.

(цифрами и прописью) Состояние документов и описей: ________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (общая характеристика состояния) Одновременно передаются _______________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (виды НСА и его объемы, состояние) Состояние помещения архива: ___________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (общая характеристика состояния) Наличие и состояние оборудования и инвентаря: _________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (общая характеристика состояния) Передал Подпись Расшифровка подписи Принял Подпись Расшифровка подписи Председатель комиссии Подпись Расшифровка подписи Члены комиссии: Подпись Расшифровка подписи

Учимся принимать дела и документы

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками?

Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов?

Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п.

71). Как видно, «дело» и «документ» – не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно.

Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

  1. В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:
  2. прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;
  3. длительная командировка;
  4. прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;
  5. чтобы рабочий процесс не прерывался;
  6. чтобы можно было поделить зоны ответственности.
  7. чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;
  8. формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.
  9. С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:
  10. перевод на другую работу;
  11. Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.
  12. уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);
  13. временная нетрудоспособность;
  14. увольнение (по различным основаниям);
  15. чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;
  16. в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно.

Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом. Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством.

Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом.

Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ – опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание. Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку – независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2 Опись принимаемых документов Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

№ п/п Наименование дела/документа Реквизиты дела/документа Количество листов в деле/документе Наличие дела/документа в электронном виде Примечание 1 Протоколы Общего собрания акционеров за период с 01 января 2011 года по 31 декабря 2011 года Папка № 4-ОСА 67 листов В наличии на локальном компьютере В папке находятся 17 подлинных документов и 1 копия документа 2 Положение об Общем собрании акционеров от 15 января 2011 года, редакция № 2 28 листов Отсутствует – При приеме дел и документов мной выявлено: 1.

Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет). Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года. Корпоративный секретарь Миронова А.П.

Миронова Согласовано: Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д. Маслова 03 мая 2012 года В какой момент следует передавать дела и документы? Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу.

Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы? Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности.

Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, – прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов.

Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет: Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) III.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ 3.1. Общие положения […] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что: […] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись. Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

  1. положение о конкретном структурном подразделении и др.
  2. в инструкцию по делопроизводству:
  3. правила внутреннего трудового распорядка;
  4. положение о персонале;

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении. ПРИМЕР 3 Приказ об организации приема-передачи дел и документов Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест» ПРИКАЗ 16.04.2012 № 10-К Москва Об организации приема-передачи дел и документов В связи с увольнением Смирновой П.Т.

с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д.

принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года. 2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе: председатель – начальник кадровой службы Журкова Н.Г. члены комиссии: главный бухгалтер Макарова Н.Т. начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д. 4. Секретарю Михальченко П.И.

довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п.

1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа. 5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой. Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т.

от 16.04.2012 Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов С приказом ознакомлены: Начальник кадровой службы Журкова Н.Г. Журкова 16.04.2012 Главный бухгалтер Макарова Н.Т. Макарова 16.04.2012 Начальник канцелярии Петрова М.И. Петрова 16.04.2012 Начальник юридической службы Макаров А.Д. Макаров 16.04.2012 Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д.

Макаров 16.04.2012 Заместитель начальника канцелярии Маслова Е.Д. Маслова 16.04.2012 Корпоративный секретарь Смирнова П.Т. Смирнова 16.04.2012 Порядок передачи и приема дел и документов Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций.

Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа. ■ Этап 1: проверка дел и документов. Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов. Обязательные реквизиты акта В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

  1. формат А4 (210 × 297 мм);
  2. из белой бумаги или бумаги светлых тонов;
  3. если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).
  4. ориентация страницы – книжная;
  5. каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее;

На бланке документа располагают необходимые реквизиты: ● эмблему организации; ● наименование организации; ● наименование вида документа; ● дату документа; ● регистрационный номер документа; ● место составления документа; ● гриф утверждения; ●заголовок к тексту документа.

● текст документа. ● отметку о наличии приложения. ● подписи. Хранение актов Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558: В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз».

Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки. ( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

13. Сроки и порядок передачи дел на хранение в государственный архив

13.

Сроки и порядок передачи дел на хранениев государственный архив13.1.

Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения и судебные дела постоянного срока хранения по истечении сроков их временного хранения в архиве суда (15 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив при наличии соответствующего договора.13.2. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе суда на основании договора с государственным архивом.Продление сроков хранения документов в архиве суда допускается по письменному разрешению государственного архива в случае необходимости практического использования документов судом.13.3. Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего государственного архива по согласованию с судом.Документы передаются в государственный архив по описям дел постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК архивного учреждения.13.4.

Перед передачей дел на постоянное хранение работник, ответственный за работу архива суда, совместно с представителем государственного архива проводят проверку правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.13.5.

Передача электронных документов в государственный архив осуществляется в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях по правилам, установленным для документов на бумажном носителе.13.6. При обнаружении дефектов документов в делах составляется акт.

Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда.Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с ЭПК архивного учреждения.13.7. Передача дел проводится в государственном архиве поединично.

На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.13.8.

Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 23 к настоящей Инструкции), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой — в суде.

Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.13.9. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.13.10. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия — в прилагаемой к акту приема-передачи справке суда.13.11.

Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (при наличии).13.12.
Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (при наличии).13.12.

Перевозку дел в государственный архив обеспечивает суд.

Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально.

Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета.

Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно? Эта статья поможет разложить все по полочкам и упорядочить действия сдающей стороны.

Когда он применяется

Акт приема передачи документов желательно составлять в следующих случаях:

  1. перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
  2. передача товарно-материальных ценностей;
  3. передача документов от одного должностного лица другому;
  4. передача документов при смене юридического статуса компании.

Этот перечень не является исчерпывающим. Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  1. для регистрации ИП
  2. регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.

Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  1. Ведение бухгалтерии для ИП
  2. Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов.

Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Формирование акта приема-передачи

Формат акта не унифицирован, но содержит ряд реквизитов, которые необходимо заполнить, это:

  • Акт нумеруется, проставляется дата и место оформления.
  • Перечисляются все документы, готовые к передаче в архив. Кроме наименования, перечень содержит количество листов, указывается дата и тип документов (оригинал либо копия).
  • Документ заверяется печатью и подписями передающих/принимающих сторон.
  • В акте указываются действующие стороны акта: наименование ЮЛ, ФИО представителей.
  • .

Акты оформляются в двух экземплярах, если документы хранятся на предприятии, и в четырех, если документы сдаются в гос.

архив.Законодательством регулируется составление акта в случае, когда передаются бланки строгой отчетности/материальные ценности. В остальных случаях на рассмотрение руководителей и заинтересованных лиц.Вариантов хранения документов два:

  1. Вариант №1. Хранение на территории предприятия. В данном случае, допускается упрощенное оформление дел, которые хранятся до десяти лет. Такие пачки сшивать необязательно, допустимо хранение в скоросшивателях.
  2. Вариант №2. Хранение в государственном архиве. Документы группируются в определенном порядке, сшиваются, нумеруются и передаются в гос. архив. Хранение документов в гос. архиве платное, хотя документы, касающиеся работников, гос. архив обязан принять безвозмездно.

Примерный документов в архив, вы можете посмотреть здесь: играет важнейшую роль в жизненном цикле предприятия.

Очень часто приходится восстанавливать информацию, хранящуюся в документах прошлых лет.

Архивное дело способно организовать процесс по сохранности, поиску и предоставлению необходимых бумаг в кратчайшие сроки.


proffbuhuslugi.ru © 2020
Наверх