Главная - Предпринимательское право - Как правильно оформить номенклатурные папки

Как правильно оформить номенклатурные папки


Как правильно оформить номенклатурные папки

Этап второй. Нумеруем структурные подразделения.


Здесь нет ничего сложного. Для начала надо раздобыть список всех департаментов, отделов, управлений, служб, которые имеются в вашей компании.

Он есть в отделе кадров. Далее, начиная с самого главного (конечно же, Руководства), начинаем присваивать отделам порядковые номера.

Руководство – 1, Бухгалтерия – 2, Управление по работе с персоналом – 3, Управление по связям с общественностью – 4 и так далее. Здесь не важна последовательность, главное учесть всех.

Даже если служба, отдел или управление не указали в опросном листе ни одного документа, в списке они быть должны. Кстати, отсутствие документов в отделе – это очень большая редкость и скорее исключение из правил, так что наверняка они там есть, хотя бы электронные.

Порядок работы с текущими делами и номенклатурой

Работа с делами заключается:

  1. Пополнении папок документами в определенном порядке. Он может быть логическим (вместе комплектуются документы по 1 вопросу), хронологическим, алфавитным или нумерационным. Документ подшивается в дело со всеми приложениями к нему.
  2. В оформлении папок по ним.
  3. Оформлении описей по папкам документов постоянного и временного длительного хранения. При заполнении папок листы в них нумеруют, а в описях подводят итоги, занося в заключительную запись информацию о количестве документов и листов в папке и количестве листов описи.

Еще в начале работы с номенклатурой дел необходимо определить, где будут находиться дела, содержащие оригиналы документов. Это может быть:

  1. каждое подразделение организации в отношении своего комплекта дел.
  2. одно из подразделений — в небольших фирмах;

При выдаче из формируемой папки оригинала документа, необходимого для работы, на его место лицом, отвечающим за хранение текущих дел, вкладывается лист-заместитель (можно с копией выданного документа), в котором отражаются:

  1. подписи выдавшего и получившего лиц.
  2. дата выдачи;
  3. сведения о выданном документе;
  4. фамилия получателя;

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность.

Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т.

е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень.

Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

  1. государственные и муниципальные;
  2. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
  3. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов.

К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как правильно оформить папку по номенклатуре дел

Она оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем службы ДОУ (или иным должностным лицом, отвечающим за делопроизводство, например, секретарем) и в обязательном порядке утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации должна пройти процедуру согласования.

Она визируется руководителем архива (или должностным лицом, ответственным за архив) и должна быть одобрена экспертной комиссией (ЭК) организации. Если организация сдает свои документы на хранение в государственный/муниципальный архив, то ее номенклатура дел раз в 5 лет направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

Требования к оформлению дел в 2017 году

При полном оформлении дела предусмотрены следующие требования:

  1. проводят переплет или прошивку документов в твердую обложку (картон) на четыре прокола;
  2. в правом верхнем углу каждого листа проставляется нумерация страниц;
  3. если необходимо, составляют внутреннюю опись дела;
  4. на обложке дела реквизиты оформляются по установленной форме;
  5. проводят оформление листа-заверителя дела;
  6. вносят необходимые изменения в обложку дела;
  7. проводят пересистематизацию листов дела – это значит, что самый ранний документ должен оказаться первым – вверху стопки.

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу подлежат также полному оформлению. Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел Документы постоянного хранения, необходимо подшивать в прочную, желательно картонную обложку. Делаются четыре прокола или переплетаются так, чтобы была возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них.

Проколы можно сделать самостоятельно с помощью обычной электродрели, используя сверло маленького диаметра. Также потребуются капроновые нитки и большая игла.

Текст должен быть расположен не ближе 2 сантиметров к линии подшивки. Листы не должны выступать за края обложки. Все металлические скрепления должны быть удалены перед подшивкой документов.

Не попускается подшивка дел с помощью металлических скрепок. Все личные документы, неудобные для подшивки, необходимо вложить в заранее вшитые в дело чистые конверты.

При частичном оформлении дела допускается оставлять документы в папках скоросшивателях, в которых они находились в течение делопроизводственного года, и не проводить с ними каких-либо дополнительных действий. При оформлении дел самое главное, чтобы все выглядело аккуратно, и была обеспечена читаемость текстов всех документов. Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210618-qqq-16-m8-oformlenie-del-v-2017-godu

Итоги

Организация должна приступить к составлению НДО в последнем квартале года, предшествующего тому, в котором номенклатура начнет действовать.

Номенклатура дел — документ, разрабатываемый индивидуально для конкретной организации, его применяющей, путем создания его либо абсолютно самостоятельно, либо с помощью примерной номенклатуры, взятой за образец.

Для того чтобы приступить к составлению НДО, потребуется тщательно изучить состав используемой в организации документации и порядок осуществления документооборота, поскольку в номенклатуре дел должны быть отражены все документы, образующиеся в процессе деятельности в течение года. Обычно разработку номенклатуры поручают подразделению (лицу), отвечающему за делопроизводство. Советуем прочитать Последнее с форума

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации.

Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002). Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи. Его можно скачать бесплатно и без регистрации. Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  • Номенклатурой дел прошлых лет.
  • Регистрационными формами учреждения.
  • Штатным расписанием на текущий год.
  • Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  • Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  • Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  • Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.
  • Положением о создании организации либо Уставом.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  • Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.
  • Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  • Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств.

Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке. Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения.

Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Состав и структура

Положения п.

3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида: Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения дела, номера статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Таблица заполняется следующим образом: Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения.

При составлении индекса используются арабские цифры. Графа 2 — указывается заголовок дела.

Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела.

Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается.

Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел.

Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации).

При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2020 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Рекомендуем прочесть:  Загс база данных

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся.

Каждая такая папка называется «Дело».

Как правило, оно имеет свой номер и наименование.

Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле. Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  1. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  2. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  3. он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  4. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации.

Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый – стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй – уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

Как оформить папки по номенклатуре дел

  1. определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.
  2. группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  3. обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов: Наименование реквизита Индекс Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа. Наименование Заголовки или полные наименования.

В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года. Сроки хранения Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация.

Подробнее о сроках расскажем далее.

Примечания Дополнительная информация, заполняется при необходимости. Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.
Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

  1. государственные и муниципальные;
  2. негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
  3. негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п.

10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится. Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т.

е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом.

Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации. Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

  1. .
  2. ;

О составлении ликвидационного баланса читайте в статье .

Где хранить

Количество необходимых экземпляров НД компания определяет самостоятельно.

Например, учреждение определило следующие места хранения:

  • Первый экземпляр хранится в канцелярии.
  • Второй используется в работе делопроизводителя компании либо в отделе канцелярии.
  • Остальные копии переданы в структурные подразделения организации для использования в работе.
  • Третий используется в архиве компании.
  • Четвертый передан в государственный архив при сдаче документации на хранение.

Этап третий. Создание номенклатуры дел.

«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., уже предусмотрели все, что необходимо для номенклатуры.

Используется именно эта форма: Давайте посмотрим, для чего предназначена каждая графа. Индекс дела – буквенный, цифровой или буквенно-цифровой уникальный индекс, который имеет каждое дело. Наименование дела – это заголовок дела, вносимого в номенклатуру. Количество единиц хранения – измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января.

Количество единиц хранения – измеряется в томах, указывает, сколько томов дела накопилось за год; соответственно, эта графа заполняется после окончания календарного года, обычно в конце января.

Срок хранения и № статей по перечню – указывает, в течение какого периода времени (чаще всего лет) будет храниться дело, а также содержит ссылку на нормативный документ, которым этот самый срок установлен. Название раздела – название структурного подразделения и присвоенный ему номер. Далее просто заполняем форму.

По порядку, по подразделениям вписываем в нее абсолютно все дела, которые будут храниться. Те подразделения, деятельность которых не предусматривает учет и хранение документации, все равно вписывается в эту форму.

Ведь вероятность того, что документы могут появиться, существует. Для таких подразделений оставляют несколько пустых строчек, на всякий случай. Впрочем, несколько пустых строк рекомендуется оставлять для каждого структурного подразделения, потому что в течение года могут появиться новые дела.

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

  1. (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
  2. индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).
  3. примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Как оформлять заголовки дел

Рекомендации по оформлению заголовков дел содержатся в п. 3.4.9 Основных архивных правил. Указываются названия дел в графе 2 НДО.

Подбирая заголовок для дела, необходимо позаботиться о том, чтобы он в полной мере отражал основное содержание сшитых вместе документов. Название должно быть четким и обобщающим. Категорически запрещено использовать такие заголовки, как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и им подобные.

Такие формулировки считаются сотрудниками архивов некорректными. В названии не рекомендуется использовать вводные слова и обороты со сложной пунктуацией. В зависимости от характерных особенностей сшитых в дело документов устанавливается определенная последовательность терминов, использованных при формировании заголовка дела.

Если в дело сформированы документы, связанные с решением какого-либо одного вопроса, но не соблюдена последовательность делопроизводства, то в качестве элемента заголовка может употребляться слово «документы».

При этом далее (в конце самого заголовка) в скобках следует указать на основные разновидности сшитой документации. Пример:

«Документы о проведении семинара (программа, список приглашенных, доклады, отчетность)»

.

Если в деле сшита документация, которая является приложением к какому-либо документу, например, к исковому заявлению, тогда в названии также может быть указано слово «документы».

К примеру,

«Документы к исковому заявлению о расторжении договора аренды»

.

О вопросах договоров аренды, повлекших за собой обращение в суд, читайте в материале . Заголовки в НДО могут в процессе наполнения документации уточняться.

Оформление папок по номенклатуре дел образец

Терентьев Богдан

  1. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).
  2. Порядок составления Есть два варианта разработки:
  • Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  • Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого.

Когда составляется номенклатура дел на 2020 год

Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному.

Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2020 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018. Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).

Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей). Если в организации есть структурные подразделения, то каждое из них составляет свою номенклатуру дел.

Такие номенклатуры согласовываются с работником, ответственным за ведение архива, и утверждаются руководителем подразделения. В соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02. 2002 (далее — Основные архивные правила), сводная номенклатура дел составляется на основе регистров структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел предприятия согласовывается с архивом не чаще чем 1 раз в 5 лет. Исключение действует для случаев, когда в организации была произведена серьезная реорганизация (по выполняемым функциям или структуре деятельности/управления), — тогда разрабатывается новая номенклатура дел. Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах.

Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве. О видах номенклатуры читайте в статье «Как составить номенклатуру дел в организации?».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде.

Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее.

Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица. Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Оформление номенклатуры дел – Энциклопедия по экономике

Для оформления номенклатуры дел целесообразно создание трафаретных заготовок, в которых постоянная информация отпечатана типографским способом, (см. с. 335). [c.334] Назовите виды номенклатуры дел. 2. Каково назначение номенклатуры дел 3.

Сформулируйте правила составления и оформления номенклатуры дел. 4. Сформулируйте правила индексации дел, согласования и утверждения.

5. Что такое классификация документов 6.

Какие документы не включаются в номен- [c. 188] Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах “Государственной системе документационного обеспечения управления”, “Основных правилах работы ведомственных архивов”, “Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации”.
188] Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах “Государственной системе документационного обеспечения управления”, “Основных правилах работы ведомственных архивов”, “Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации”. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел 53.

Рекомендуем прочесть:  Ограждение у школы

[c.150] Оформление номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по следующей форме [c.64] Регистрационный номер для писем в отличие от других ОРД дополняется индексом (условным обозначением) структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел. Например, 1-26/90, где 1 — индекс структурного подразделения, 26 — номер дела по номенклатуре дел, 90 — порядковый номер отправляемого письма.

Это касается так называемого инициативного письма, т. е. случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом по интересующему ее вопросу.

При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса — индекс организации — автора ответа и индекс документа организации — автора запроса (см.

далее оформление реквизита 11).

Приведем пример документа с указанием обоих индексов (выделены курсивом). [c.41] Какие виды номенклатур дел вам известны и каков порядок их составления и оформления [c.272] Ознакомьтесь со сводной номенклатурой дел вашего учебного заведения, попробуйте установить на примере вашего отделения (специальности), какие ведутся дела фактически и соответствуют ли они по.

реквизитам и оформлению требованиям сводной номенклатуры дел. [c.272] Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел. [c.276] Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. [c.330] Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. [c.205] Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.

е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями. [c.196] При оформлении сводной номенклатуры дел используется общий бланк организации или титульный лист.

[c.202] Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел.

В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку.

При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела.

[c.213] Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. [c.297] Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ.

Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение.

В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства.

Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности.

Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

[c.52] Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.

Формы номенклатур дел организации и структурного подразделения приведены в приложениях 4 и 5. [c.292] Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично).

Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела [c.309] В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям министерства, ведомства и подведомственным организациям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др. [c.349] Номенклатура дел, о которой речь пойдет дальше, — это систематизированный список заводимых в делопроизводстве дел с указанием сроков хранения каждого из них, оформленный в установленном порядке.

Этот документ определяет систему классификации документов организации и является аналогом каталога в библиотеках, благодаря которому обеспечивается достаточно быстрый поиск нужного издания. Дело (папка) — совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности организации, помещенных в отдельную папку.

Иногда есть необходимость завести отдельную папку (дело) на один-единственный документ (например для размещения устава организации).

[c.26] Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, [c.106] Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списа- [c.253] Ответ дают Основные- – правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году. Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1.

Из этого определения следует, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2. [c.134] Составление описей документальных материалов постоянного и долговременного хранения.

На документальные материалы, подлежащие сдаче в архив учреждения после их оформления, описания и систематизации в соответствии с номенклатурой дел, составляют описи отдельно на материалы постоянного и долговременного хранения. Отдельные описи составляют на материалы по личному составу, на специальную документацию (отчеты по научным темам, рационализаторские предложения, технические и технологические документы, истории болезней, материалы изысканий, следственные дела и т. п.). Порядок составления описей на эти материалы и описание их определяются ведомственными инструкциями, при их отсутствии — в соответствии с Основными правилами .

[c.154] Заведующий архивом организует архивное дело в учреждении, руководит работой архивариусов оказывает помощь работникам структурных подразделений в подготовке и сдаче документов в архив осуществляет контроль за поступлением дел из структурных частей в архив разрабатывает номенклатуру дел для подразделений, проверяет правильность их оформления. [c.26] Должностные обязанности. Руководит работой архивариусов.

Организует постановку архивного дела на предприятии (в учреждении). Инструктирует соответствующих работников подразделений о порядке подготовки и сдачи документов в архив. Следит за своевременным поступлением документов из подразделений в архив и систематизирует их.

Совместно с руководителями подразделений разрабатывав номенклатуру дел текущего делопроизводства и периодически проверяет правильность их оформления. [c.466] Должностные обязанности. Организует хранение и обеспечивает сохранность документальных материалов, поступивших в архив.

Принимает от структурных подразделений предприятия документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документальных материалов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива Выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, ответы на запросы и ведет их учет.

Подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Источник: https://economy-ru.info/info/150146/

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь.

Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий: • заголовки дел; • вид носителя каждого дела (бумажный или электронный); • сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены). Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не может владеть этой информацией в полном объеме.

Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах. Опросный лист может иметь и расширенную форму.

Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам.

Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред.


proffbuhuslugi.ru © 2020
Наверх