Главная - Льготы - Можно ли написать выставление счета на оплату

Можно ли написать выставление счета на оплату


Можно ли написать выставление счета на оплату

Обязателен ли счёт?


Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора.

Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги. Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда нужно выставлять

Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате.

Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве. Счет выставляется и в таких ситуациях:

  1. Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
  2. Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты.

То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.

Когда надо выставлять счет

Приведем несколько ситуаций:

  1. Между сторонами нет договорных отношений, а поставку товаров или оказание услуг надо произвести как можно быстрее. В этой ситуации продавец выставляет счет на оплату, а договор оформляется позднее.
  2. Счет на оплату выставляется и в случае единоразовой поставки или услуги, когда сторонам нет смысла подписывать договор.
  3. Между контрагентами есть действующий договор, но в нем отсутствуют конкретные суммы товаров/услуг, их объем и сроки поставки/исполнения. Договор заключается на длительный период и содержит общие положения сотрудничества двух сторон. По мере необходимости в товарах/услугах клиент направляет запрос продавцу, а продавец выставляет ему счет согласно каждому конкретному запросу;

Таким образом, счет на оплату – документ, служащий основанием для осуществления покупателем оплаты продавцу, чтобы получить от него товары или услуги.

Обратите внимание, что речь идет о безналичной оплате, поэтому продавец должен иметь расчетный счет в банке. У счета на оплату нет унифицированной формы, его можно разработать самостоятельно.

Счет должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. Банковские реквизиты, № расчетного счета, лицевого счета, корсчет, название банка и БИК;
  2. Итоговую сумму по счету с выделением НДС.
  3. ИНН продавца (для юрлиц еще надо указать КПП);
  4. Наименование юрлица (если это организация) или ИП;
  5. Перечень товаров/услуг;

.

И там же вы можете скачать примеры заполнения в формате Excel, скриншоты которых мы приведем ниже. На выделение НДС в счете на оплату обратите особое внимание! Если вы юрлицо или ИП на общем режиме, то в форме счета обязательно должна быть прописана ставка НДС и выделена его сумма. Если вы используете УСН, то НДС не выделяется, в счете указывается общая сумма и делается приписка «Без НДС».

Если вы используете УСН, то НДС не выделяется, в счете указывается общая сумма и делается приписка «Без НДС». Пример оформления счета без НДС: Пример оформления счета с НДС: Счет, как мы уже отметили, можно разработать самостоятельно.

Его можно сделать в Excel или в Word и использовать созданный файл как шаблон. Счет может быть оформлен как на бланке продавца, так и без него. Для автоматического формирования счетов на оплату можно воспользоваться также бухгалтерскими программами или электронными сервисами.

Счет на оплату обязательно должен иметь порядковый номер.

Их новая нумерация начинается с начала каждого года.

Вы можете просто нумеровать их по порядку (№ 1, 2, 3, 4 …), а можете использовать специальную нумерацию, хотя она все равно будет порядковой (№ ТТ/16-1, ТТ/16-2 …). В счете можно указать дополнительные условия оказания услуги или поставки товара, например сроки их выполнения. На счете ставят свои подписи руководитель и главный бухгалтер.

Если счет выставляется ИП, то ставится подпись только ИП.

Желательно ставить печать. Далее отправляется покупателю для оплаты. Оригинал счета можно направить почтой или курьерской службой, для ускорения процесса работы копию счета направляют покупателю электронной почтой или по факсу. Если покупатель согласен с указанными в счете условиями, то он оплачивает его.

Выставляем счет на английском языке

Счет-фактура по-английски – invoice – в России часто используется без перевода.

Этот документ, прежде всего, должен содержать слово invoice (на русском и на английском языке).

Согласно рекомендациям специалистов, любая счет-фактура, выставленная на английском языке, должна включать такие сведения:

  1. номер заказа или другой номер, по которому заказчик может отслеживать ход доставки;
  2. сведения и контактные данные покупателя или заказчика;
  3. итоговая сумма;
  4. и другие сведения, к примеру, особенные условия, информация о налогах, штрафах за несвоевременную доставку, задержку оплаты или возмещение в случае повреждения заказа.
  5. дату выписки;
  6. имя, контактные данные продавца;
  7. данные о компании и налогообложении;
  8. платежные условия;
  9. исходящий и входящий собственный номер;
  10. дату отсылки/доставки/покупки/оказанных услуг;

Поскольку при выставлении счета на английском, как правило, речь идет о сотрудничестве с зарубежным партнером, а законы в его стране могут отличаться от наших, в счетах важно все подробно расписывать.

Данные, указанные в договорах и счетах (счетах-фактурах), должны быть идентичны информации в товарных накладных.

Нужен ли оригинал счета плательщику?

В современных условиях большая часть счетов выставляется и оплачивается дистанционно.

Таким образом, сделать счет на оплату, можно и в электронном виде. Отсканированные счета направляются по почте или с помощью факса. Но в некоторых случаях можно направить оригинал документа по почте или через курьера.Плательщику НДС требуется оригинал счета-фактуры, чтобы он смог принять НДС к вычету.

Поэтому он оформляется в двух экземплярах, один из них остается у продавца, другой – у покупателя.Сегодня допускается электронный обмен документами, но они должны быть подписаны с помощью ЭЦП.

Факсимильная подпись и печать недопустимы, такие счета-фактуры могут быть не приняты к учету.

Как передать счет контрагенту

Любым удобным способом: передать лично в руки, отправить обычной почтой, факсом или по электронной почте.

Самый удобный способ – сформировать счет в сервисе «Моё дело» и не распечатывая отправить ссылку на него контрагенту, сразу с кнопкой оплаты. Так вы сократите время расчетов. Перейдя по ссылке, ваш контрагент попадает на страницу, где отображается выставленный счет и предлагается несколько способов оплаты.
Перейдя по ссылке, ваш контрагент попадает на страницу, где отображается выставленный счет и предлагается несколько способов оплаты.

Деньги поступят на ваш счет в банке.

Регистрация выставленного счета

Разрешается не регистрировать, так как все расходы учитываются по накладным, а доходы — по фактическому зачислению денежных средств.Регистрации подлежат только счета-фактуры — они вносятся в «книгу продаж» или «книгу покупок».

Делать это обязаны только те фирмы, что работают по ОСН.Фирмы, работающие УСН, не платят НДС, но и претендовать на его возмещение из бюджетных средств они не могут.

На оплату услуг без НДС

При оформлении счетов особое внимание надлежит уделить косвенным налогам, то есть НДС. Когда продавец применяет общий режим налогообложения и платит налог на добавленную стоимость, то в счете этот факт отображается отдельной строкой. В содержание документа включается строка «в том числе», что указывает на включение НДС в общую стоимость сделки и строка «дополнительно», указывающая на начисление налога сверх стоимости сделки.

Когда организация не платит , то в счете прописывается «Без НДС» и указывается причина освобождения. Например, «организация освобождена от уплаты НДС по статье…», «организация применяет упрощенный налоговый режим» и прочее. В этом случае покупатель будет выделять налог в назначении платежа или тоже указывать «Без НДС».

Как заполнить табличную часть счета без НДС (образец)

Давайте рассмотрим образец счета на оплату без НДС:

  1. В четвертой – цену.
  2. Во второй графе указываем единицу измерения.
  3. В третьей графе проставляем количество.
  4. В пятой – сумму товара или услуги.
  5. В первой графе заполняем порядковый номер (номеров будет столько, сколько различных товаров или услуг вы продаете покупателю).

Заполнив таким образом все графы для каждой номенклатуры, завершаем заполнение табличной части счета внесением в строку «Итого» общей суммы покупки. Далее под таблицей указываем общую стоимость прописью и с обязательным добавлением в конце данной записи фразы «Без НДС». А для того чтобы повысить шансы верного заполнения вашим покупателем платежки (чтобы он не перепутал и не выделил в нем случайно сумму налога), рекомендуем вам в счете на оплату без НДС привести образец заполнения не только ваших банковских реквизитов, но и назначения платежа.

Для этих же целей в графах табличной части счета «Цена» и «Сумма» можно сделать соответствующие пометки.

Тогда они будут выглядеть следующим образом «Цена (без НДС)», «Сумма (без НДС)».

Образец заполнения счета, не содержащий суммы налога, размещен на нашем сайте.

Назначение и содержание документа

Счет на оплату — это документ, содержащий платежные реквизиты и являющийся основанием для уплаты определенной суммы за товары или услуги, предоставляемые продавцом. ИП может выставить требование на перечисление средств на свой счет лицам, с которыми у него заключены договоры купли-продажи, оказания услуг, а также тем лицам, с которыми подобные соглашения не заключались.

Обязательные элементы счета на оплату:

  1. Данные покупателя (наименование ООО или ИП, адрес, ИНН и КПП)
  2. Общая сумма к оплате
  3. Платежные реквизиты (номер расчетного счета продавца)
  4. Перечень товаров и услуг для оплаты, их количество и стоимость
  5. Дата выставления счета
  6. Данные продавца (наименование ИП или юридического лица, адрес компании, ИНН и КПП)

Как правильно выставить счет на оплату?

Счет на оплату может быть оформлен на фирменном бланке компании, однако это не является обязательным. То, каким будет бланк для выставления счета на оплату услуг, компания вправе определить самостоятельно, придерживаясь общих правил оформления исходящих документов. Как правильно выставить счет?

Как внешний документ, счет на оплату должен содержать определенные реквизиты, чтобы покупатель мог корректно оплатить счет.

В шапке документа обычно проставляется наименование документа, номер документа и дата, когда он был выставлен.

Далее указываются подробные реквизиты продавца (поставщика):

  1. Номер расчетного счета;
  2. Номер кор.счета;
  3. Полное наименование;
  4. ИНН и КПП;
  5. Адрес компании;
  6. Контактные данные: номер телефона, факс, адрес электронной почты.
  7. БИК;

Затем, чтобы выставить счет (бланк ниже) необходимо заполнить данные покупателя (заказчика):

  1. Адрес;
  2. Полное наименование компании;
  3. ИНН/КПП;
  1. Контактные данные: номер телефона, факс, адрес электронной почты.

Кроме реквизитов сторон основной информацией в счете является перечень товаров, услуг, за которые поставщик подразумевает получить оплату. Как выставить счет и корректно указать товары, за которые поставщик ожидает оплату?

Информация о товаре или предоставляемых услугах обычно оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих колонок:

  1. Единица измерения (если счет выставляется на оплату за предоставленные услуги, в данной графе можно поставить прочерк);
  2. Общая стоимость товара (то есть цена за единицу измерения умноженная на количество товара);
  3. Количество;
  4. Цена за одну единицу измерения;
  5. Порядковый номер;
  6. Наименование товара, описание оказанных услуг – то, за что осуществляется оплата по счету;

Под таблицей подводится итоговая стоимость, которую должен оплатить покупатель, может быть выделен НДС и сумма с учетом НДС.

Если продавец является плательщиком НДС, то на сумму продаваемых товаров он должен начислить НДС.

Соответственно, и в счете НДС тоже должен быть указан отдельной строкой. Если счет выставляется без НДС, то в счете так и указывается – «Без НДС». Заверяется счет на оплату подписями руководителя и бухгалтера с обязательной расшифровкой. Проставление печати не является обязательным. Рубрики: Tags: Понравилась статья?
Рубрики: Tags: Понравилась статья?

Подпишитесь на рассылку Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы | 14:15 7 февраля 2020 Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы Первичные документы

Этап№3.

Передаем счет контрагенту

Поскольку законодательство не регулирует счета, то нет жестких требований того, как сам счет будет отправлен – можно лично передать, отправить по факсу или электронной почте.Последний вариант становится все более популярным.В этом случае вы фактически будете подписывать копию, но согласно законодательству, копия равна по юридической силе оригинальному документу.Однако тут подпись несколько смещает акцент. Если ранее подтверждением был сам факт подписи человеком, то теперь важен факт не подписи, а получения по электронке.Иначе говоря, ваша подпись становится «электронной»: если вы его подписали, значит получили. Следовательно, ввели логин и пароль от своей почты.PS.

Именно пара логин-пароль теперь подтверждают факт аутентичности подписи.Из-за этих нюансов многие по-прежнему требуют оригинал счета, ведь в случае чего можно заявить, что вашу почту взломали, и вы ничего не подписывали.Есть сомнения в деловом партнере? Тогда лучше перестраховаться.Оригинальный или электронный счет действителен в течение того срока, который указан в вашем договоре.

Также сроки могут быть указаны на самом счете.*Пример счета с указанием сроков.Продлить срок действия счета можно только по обоюдному согласию, если в нем были найдены ошибки – например, в реквизитах. В остальных случаях сроки не могут меняться, т. к. счет как раз и является средством фиксации взаимных обязательств.Ещё раз кратко о том, каким должен быть счет на оплату.Подробные инструкции в этом видеоролике:

Налоговый календарь

Ближайшая отчетная дата: Подать декларацию по УСН и заплатить налог за 2019 год до 30.04.2020

  1. Консультации бухгалтеров
  2. Автоматизация бухучета
  3. Снижение налогов
  4. Электронная отчетность
  5. Шаблоны бланков
  6. Сверка с ФНС

Бухгалтер, кадровик и бизнес-ассистент полностью возьмут на себя ответственность за ваш бухучет

  1. Проверка контрагентов
  2. Персональная команда + бизнес-ассистент
  3. Специалисты из вашей отрасли
  4. Защита интересов в суде
  5. Онлайн-сервис для контроля

Когда необходимо гарантийное письмо

Гарантийное письмо об оплате составляется с целью подтверждения намерения покупателя оплатить товар/услугу в будущем.

То есть письмо становится способом обеспечения финансовых обязательств.

Обычно гарантийное письмо составляется, когда необходимо получить отсрочку. Например, контрагент не отказывается от сделки, но на данный момент не может свершить оплату по разным причинам. Он пишет соответствующее письмо партнеру.

Если стороны сотрудничают давно и успешно, то гарантийные письма являются обычной практикой.

Может гарантийное письмо использоваться, когда стороны ведут торг об условиях сделки. Например, покупателя не устраивает стоимость или порядок оплаты.

Он отправляет письмо о согласии с оплатой, но на своих условиях.

Порой гарантийное письмо выступает ответом на письмо-претензию.

Видео: обучение 1С 8.2 Счет на оплату оказанных услуг К примеру, покупатель своевременно не оплатил заказанный товар. Продавец направил претензию с требованием об оплате. Гарантийное письмо об оплате можно .

В ответ покупатель прислал гарантийное письмо с указанием причин задержки и сроков оплаты. В этом случае письмо поможет отсрочить срок оплаты и предотвратить обращение продавца в суд.

Составляется письмо в произвольной форме с указанием обязательств покупателя, срока оплаты и реквизитов, с которых будет осуществлена оплата.

Почему счет на оплату выглядит именно так?

Чтобы до конца понять все нюансы того, как как правильно выставить счет на оплату, надо понять почему каждый его элемент выглядит так, а не иначе.Это ведь не «спущено» нам сверху – это результат деятельности самого бизнеса, а бизнес, по логике, не должен обременять себя лишней бюрократической волокитой.В таком виде, как в примере, счет представляет собой оферту – является признанием того, что стороны договор заключили и сделку осуществили.Это важный нюанс, т. к. такая бумага фактически заменяет собой договор после заключения сделки.

Точнее, дополняет его. Например, в том же суде – даже если вы не сохранили текст договора, оплаченный счет является доказательством совершения сделки, сохраняет все обязательства сторон.Кстати об обязательствах – в документе должны быть указаны все важные моменты сделки.Так, особое внимание уделяют предмету – цена (за 1 шт.), стоимость (за всю поставку) и общее количество товаров должно быть указано.Выписывая его, поставщик подтверждает факт отправки товара, а покупатель – факт отправки денег. Не менее важно, что счет фиксирует срок, в течение которого предложение действительно.Еще один момент, который нельзя обойти стороной: счет обязан содержать указание на налоговую нагрузку.Например, почти обязательным для подобных сделок является НДС – налог на добавленную стоимость.Но указать на – это полдела.

Обязательно надо написать какой именно режим выплаты НДС действует и какова его ставка.Если, к примеру, предприятие малое, стоит на упрощенной системе налогообложения и НДС не платит, то это всё равно должно быть указано.Для чего все это надо? Для того, чтобы покупатель получил на руки счет с конечной стоимостью товара – со всеми налогами:

Как правильно выписать

Счет — это не бухгалтерский документ.

Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются.

Их можно выписывать в произвольном виде.

  1. .
  2. .
  3. Скачать готовый бланк в формате или .

Перечень форм для выставления счета на оплату

В российской бизнес-практике используется две разновидности документов: стандартный счет на оплату и счет-фактура.Многие путают эти документы.

На самом деле они имеют различные цели и отличаются между собой с точки зрения порядка заполнения. Счет-фактура служит налоговым документом, предназначенным для учета НДС и отображает движение товарно-материальных ценностей. Он выставляется уже после поставки товаров или по факту выполнения работ.Важно: Счет на оплату – это необязательный документ, оплату в пользу продавца можно производить и без него.

Он также не относится к первичным документам, которые служат подтверждением произведенных расходов (в отличие от накладных и актов выполненных работ), но широко применяется организациямиДля международных поставок также используется инвойс.

Различают таможенный и коммерческий инвойс, каждый из которых обладает своим набором реквизитов. Он может одновременно являться сертификатом соответствия.

Популярное

Декретный отпуск Кадровое делопроизводство Заработная плата Страховые взносы ПФР Экономика и бизнес УСН Декретный отпуск Кадровое делопроизводство Пенсионеры ИП Кадровое делопроизводство ЕНВД Экономика и бизнес Выплаты персоналу Экологические платежи Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2020 Все права защищены. При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

В каких ситуациях выставляется счет

Перед началом любого сотрудничества контрагентами, как правило, заключаются договора, в которых прописываются сроки оплаты, суммы и прочие условия сделок. К тому же, нашим законодательством совершение сделок без договоров не предписано.

Если условиями контракта не предусмотрено, что продавцу обязательно нужно выставить счет на оплату, можно и не делать этого. В данном случае покупатель должен оплатить услугу или товар лишь на основании договоренности.

Но бывают ситуации, когда без счета обойтись нельзя. В случае, когда условиями договора сумма, которую покупатель должен перечислить, не определена, продавцом счет должен быть выставлен непременно. Так может быть, к примеру, при оплате услуг связи: в договорах такого рода сумма, как правило, заранее не прописываются.

Счет-фактура выставляется, когда организацией осуществляются операции, подлежащие налогообложению НДС, и в других случаях, установленных законодательством. Такой счет заказчику (или покупателю) должен быть выставлен:

  1. организацией, получившей аванс/частичную оплату в счет предстоящей реализации товара от заказчика (Ст.168 НК РФ).
  2. организацией, освобожденной от НДС (статья 145 Налогового кодекса РФ);
  3. организацией, реализующей товары или услуги по агентскому договору от своего имени при условии применения общей системы налогообложения, п. 1 ст. 169 НК РФ;

Чем отличаются счета на оплату от ООО и ИП

Образец, полученный от «частника» имеет одну подпись.

ООО выдаст бумагу, содержащую два «автографа» — главного бухгалтера и директора. Кроме того:

  1. ИП указывают только Ф.И.О., фирмы — название, зафиксированное в уставе;
  2. бланк ИП содержит только ИНН, организации — ИНН и КПП.

Прочих принципиальных различий нет.

О сроках оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре.

До окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее. Если при безналичной оплате выяснилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме.

Эта процедура продлевает срок действия документа.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно.

Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом. Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту.

Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Как перевыставить счет на оплату

Иногда в деловой практике возникают ситуации, когда необходимо перевыставить счет на оплату, то есть переадресовать счет на другое лицо.

Переадресация счета возможна при наличии на то юридически оформленной воли одного лица взять на себя обязанность произвести оплату за счет другого. Для этих целей заключается дополнительное соглашение или трехсторонний договор.


proffbuhuslugi.ru © 2020
Наверх