Главная - Права гражданина - Необходимые журналы в тсж

Необходимые журналы в тсж


Необходимые журналы в тсж

Перечень обязательных документов для ТСН, ТСЖ, СНТ, ОНТ — Абонент консалт


Наши клиенты часто спрашивают нас, какие документы обязательно должны быть у ТСН. В данной статье мы поговорим об обязательных документах, которые должны быть у ТСН (ТСЖ) в коттеджном поселке, у ТСН (СНТ и ОНТ), у ТСН (ТСЖ) в многоквартирных домах.

  1. У любого ТСН должны быть следующие документы:
  2. Если Вы не знаете, в чем отличия ТСН, ТСЖ и СНТ (ОНТ), рекомендуем почитать эту статью.
  3. Учредительные документы:
  • Свидетельство о постановке на налоговый учет (ИНН).
  • Устав;
  • Протокол общего собрания собственников о создании Товарищества;
  • Свидетельство о государственной регистрации Товарищества (с 2017 года — лист записи ЕГРЮЛ);

В Товариществах, созданных и функционирующих по Жилищному кодексу РФ (ТСЖ) может быть еще один учредительный документ — протокол заседания правления об избрании председателя правления.

Протокол заседания правления составляется в том случае, если уставом Товарищества избрание председателя правления отнесено к компетенции правления. У любого ТСН должны быть договоры, акты выполненных работ и оказанных услуг Корпоративные документы

  • Годовые отчеты о деятельности правления Товарищества (пункт 8.2 части 2 ст. 145 ЖК РФ, актуально только для ТСН типа ТСЖ);
  • Форма заявления о вступлении в члены Товарищества;
  • Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных собственников, о применении видеонаблюдения (если оно применяется). Касательно видеонаблюдения отметим, что без этой процедуры информация с камер не будет иметь юридической силы (ч. 2 ст. 55 ГПК РФ и ч. 2 ст. 50 Конституции РФ);
  • Реестр членов Товарищества;
  • Заключения ревизионных проверок Товарищества;
  • Годовой план содержания и ремонта общего имущества, отчет о выполнении такого плана (актуально только для ТСН типа ТСЖ);
  • Протоколы общих собраний членов Товарищества;
  • Форма договора с собственниками, которые не вступили в члены Товарищества;
  • Уведомление ФНС о применении упрощенной системы налогообложения с печатью ФНС о его принятии (если УСН применяется);
  • Регистрация на специальном сайте органа местного самоуправления муниципального образования, на территории которого ТСН осуществляет свою деятельность (актуально только для ТСН типа ТСЖ в многоквартирных домах).
  • Утвержденные сметы доходов и расходов, отчеты об исполнении смет;
  • Техническая документация и акт о передаче технической документации от застройщика или прежней управляющей организации к ТСН (актуально только для ТСН типа ТСЖ в многоквартирных домах);
  • Протоколы заседаний Правления;
  • Финансово-экономическое обоснование размера взносов (актуально только для ТСН типа СНТ);
  • Копии протоколов всех общих собраний собственников помещений со всеми обязательными приложениями (актуально только для ТСН типа ТСЖ);
  • Расчетный счет, открытый в соответствии с решением общего собрания членов Товарищества (актуально только для ТСН типа СНТ);
  • Регистрация на специальном сайте органа исполнительной власти субъекта РФ (актуально только для ТСН типа ТСЖ в многоквартирных домах);
  • Реестр собственников, которыми управляет Товарищество;
  • Печать Товарищества (это не документ, но тут укажем, вещь важная);

Кадровые документы Источник: https://abonentconsult.ru/perechen_obyazatelnykh_dokumentov_dlya_tsn_tszh_snt_ont/

Важная информация

© 2006 – 2020 ООО «Актион управление и финансы» Национальный каталог «Городское хозяйство и ЖКХ: технологии и техника» — это сборник материалов для управляющих жилой недвижимостью, председателей ТСЖ и ЖСК.

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Городское хозяйство и ЖКХ: технологии и техника». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Настоящий сайт не является средством массовой информации.

В качестве печатного СМИ журнал «Городское хозяйство и ЖКХ: технологии и техника» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-68225 от 27.12.2016. Законодательство — ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ.

на заседании правления от «___» _______ 200_ г. № __ ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

  • Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.
  • Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.
  • Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.

ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Существует три основных потока документации: Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы: Предварительное рассмотрение. При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов.

После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса.

Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может. Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления. Регистрация. Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов.

Индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа. Например: вх. 121/4-97, где 121 — порядковый регистрационный номер; 4 — номер дела в котором этот документ будет подшит; 97 — год поступления.

Вся документация регистрируется в день поступления. После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

Рассмотрение корреспонденции.

После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной его стороне. Именно в этом месте должна быть указана фамилия и телефон исполнителя документа.

Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе. Исполнение. Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом: — направить корреспонденту письменный ответ; Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента. Если поступившая корреспонденция — заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или письменным порядком.

Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал. При приеме телефонограммы необходимо записать: — откуда она поступила; — дата и время приема; — кто передал и кто принял. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в ЖСК, ТСЖ.

Исходящие документы подписываются председателем правления.

При отправке финансовых документов председателем правления и главным бухгалтером. Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — остается и подшивается в дело.

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ Документы, исполненные и списанные «в дело» должны быть: — проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело; — сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам; — освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок, Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дела оно должно быть прошнуровано и скреплено печатью кооператива. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.); Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.); Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.); Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.); Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); Исполнительные листы; Командировочные удостоверения; Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.); Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.); Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); Титульные списки; Штатные расписания и изменения к ним.
тома дела. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.); Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.); Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.); Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.); Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.); Исполнительные листы; Командировочные удостоверения; Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций; Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.); Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.); Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.); Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); Титульные списки; Штатные расписания и изменения к ним.

Документы постоянного хранения

  • Протоколы общих собраний.
  • Решение администрации города об образовании, утверждении техно-рабочего проекта, об отводе земельного участка ЖСК.
  • Свидетельство о регистрации ЖСК, ТСЖ.
  • Справка ТУКСа об оплате стоимости дома (авизо).
  • Устав ЖСК, ТСЖ.

Протоколы общих собраний должны быть прошиты, пронумерованы, опечатаны печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. Во всех протоколах должны присутствовать подписи председателя и секретаря собрания. Хранятся протоколы в отдельной папке.

Нумерация сквозная. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.

  • Протоколы заседаний правления.

Протоколы заседаний правлений ведутся в виде журнала, который должен быть прошит, пронумерован, опечатан печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.

  • Справка о постановке на учет в налоговую инспекцию (копия).
  • Справка из банка о наличии расчетного счета.
  • Справка Госкомстата о наличии кодов.

10. Справки о постановке на учет в фонды (ОМС, ПФ, ФСС). 11. Договор о землепользовании.

12. Список членов ЖСК, ТСЖ (на лицевых счетах).

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.

Почему собственники имеют право знакомиться с документами ТСЖ

Собственники помещений в МКД и члены товарищества обращаются в ТСЖ с просьбой предоставить информацию о том, какие работы по дому выполнялись, а какие запланированы, как расходуются их средства. Не всегда в ответ на письменные запросы жителей ТСЖ предоставляют нужные документы.Иногда они мотивируют это тем, что информацию товарищество должно предоставлять только его членам.

Это неверная позиция. Право знакомиться с документами есть как у членов ТСЖ, так и остальных собственников помещений в МКД.

Перечень таких документов указан в :

  1. техническая документация на многоквартирный дом;
  2. документы, подтверждающие итоги общего собрания членов товарищества: бюллетени для голосования, доверенности на голосование или их копии;
  3. реестр членов товарищества;
  4. предусмотренные ЖК РФ, уставом товарищества и решениями общего собрания членов товарищества внутренние документы. 6512
  5. документы, подтверждающие права товарищества на имущество, отражаемое на его балансе;
  6. свидетельство о государственной регистрации товарищества;
  7. иные, связанные с управлением МКД документы;
  8. бухгалтерская отчётность товарищества: сметы доходов и расходов, отчёты об их исполнении и аудиторские заключения при их наличии;
  9. решения собственников помещений в МКД, подтверждающие итоги общих собраний собственников;
  10. заключения ревизионной комиссии товарищества;
  11. устав товарищества;
  12. протоколы общих собраний членов товарищества, заседаний правлений и ревизионной комиссии;

Какие внутренние документы должны быть в ТСЖ

жилищное право 12.12.201503.03.2019 по материалам kosopuzy lawyer.ru ТСЖ ЖСК ТСН Учитывая, что товарищество собственников жилья является юридическим лицом со специальной правоспособностью, то на него распространяются все нормы, регулирующие деятельность такого рода образований.

Внимание: ниже приводим перечень документов, которые должно вести ТСЖ как юридическое лицо.

Какие документ, вытекающие из обязанности по управлению многоквартирным домом должно вести ТСЖ можете посмотреть здесь Поскольку любое ТСЖ не может обойтись без наемных работников, то в любом товариществе должны быть документы предусмотренные Трудовым кодексом. Это прежде всего: правила внутреннего трудового распорядка; положение об оплате труда наемных работников товарищества; штатное расписание ТСЖ; положения о проведении инструктажей по охране труда (вводного и на рабочем месте); должностные инструкции для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием; журналы, предусмотренные законодательством о труде (журнал ведения трудовых книжек, журнал учета инструкций по охране труда и проч.); Само собой все сотрудники ТСЖ должны пройти обучение по охране труда, иначе ТСЖ и его председатель рискуют быть оштрафованными в порядке ст.

5.27.1 Кодекса об административных нарушениях. Кроме этого, для нормального функционирования товарищества настоятельно рекомендуется разработать и принять на общем собрании членов такие внутренние документы ТСЖ как: положение о правлении и о председателе правления ТСЖ; положение об управляющем ТСЖ (при наличии такой должности); положение о ревизионной комиссии; положение о порядке созыва и проведении общего собрания членов товарищества; Кроме того, нелишним будет принять документы, касающиеся финансово- хозяйственной деятельности товарищества собственников, как то: положение о порядке образования фондов ТСЖ (резервном и прочих); положение о порядке премирования членов правления ТСЖ; положение о расходовании средств, полученных от хозяйственной деятельности (например – сдачи в аренду имущества ТСЖ). Наличие подобных документов в ТСЖ может значительно упростить в дальнейшем разрешение спорных вопросов и предотвратить возможные конфликты.

Состав технической документации на МКД

Стр 3 из 7 1) Документы технического учета жилфонда, которые содержат сведения о состоянии ОИ (технический паспорт на МКД, акт технического состояния МКД и т. д.) — П.п.«а» п.24 ПП РФ № 491. 2) Документы (акты) о приемке результатов работ, сметы, описи работ по проведениютекущего ремонта, оказанию услуг по содержанию ОИ (П.п.«б»п.24 ПП РФ № 491).

3) Документы на ОДПУ и сведения о проведении их ремонта, замены, поверки, информация об оснащении помещений в МКД ИПУ, в том числе информация о каждом установленном ИПУ (технические характеристики, год установки, факт замены или поверки), дата последнейпроверки технического состояния и последнегоконтрольного снятия показаний (п.п.«а1»п.24 ПП РФ № 491). 4) Акты осмотра, проверки состояния (испытания) инженерных коммуникаций, приборов учета, механического, электрического, санитарно-технического и иного оборудования, в том числе оборудования для инвалидов (ОИ), конструктивныхчастей (крыши, ограждающих несущих и ненесущих конструкций, объектов, расположенных на земельном участке, и других частей ОИ) на соответствие их эксплуатационных качеств установленным требованиям (п.п.«в»п.24 ППРФ № 491). 5)Акты проверок готовности к отопительномупериоду и выданные паспорта готовности МКД к отопительному периоду (п.п.«в1»п.24 ПП РФ № 491).

6)Инструкция по эксплуатации МКД (рекомендации застройщика (подрядчика) по содержанию и ремонту ОИ, рекомендуемые сроки службы отдельных частей ОИ (п.п.«г»п.24 ПП РФ № 491).

Форма инструкции по эксплуатации МКД установлена Приказом Минрегиона РФ от 01.06.2007г.

№ 45

«Об утверждении Положения о разработке, передаче, пользовании и хранении инструкции по эксплуатации многоквартирного дома»

.

Инструкция может включать в себя рекомендации проектировщиков, поставщиков строительных материалов и оборудования, субподрядчиков) – для МКД, введенных в эксплуатацию после 1 июля 2007 года (п.

6 ПП РФ № 491).

В соответствие с п.25 ПП РФ 491 застройщик обязан передать под расписку в течение месяца после получения разрешения на введение МКД в эксплуатацию экземпляры инструкции по эксплуатации МКД (на бумажном и электронном носителях): 1) первый экземпляр — ТСЖ, созданному в доме; 2) второй экземпляр – первому обратившемусясобственнику (если ТСЖ не создано), либо лицу, принявшего от застройщика помещение в этом доме по передаточному акту или иному документу о передаче; 3) третий экземпляр — в муниципальный архив городского поселения или муниципального района, на территории которого расположен МКД.

В сфере управления МКД УО, ТСЖ, кооперативы в целях надлежащего содержания и ремонта общего имущества в МКД ведут журналы, предусмотренные нормативно-правовыми актами РФ, и журналы, необходимые для удобства работы УО, ТСЖ, кооперативу. К числу основных журналов, предусмотренных нормативно-правовыми актами, можно отнести: — журнал эксплуатации МКД; — журнал учета заявок населения; — журнал учета проверок; — журнал учета показаний ОДПУ; — журнал регистрации фактов предоставления КУ ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность.

Журнал эксплуатации МКД (ч.5 ст.55.25 Градостроительного кодекса РФ). Лицо, ответственное за эксплуатацию МКД, обязановести журнал, в который вносятся сведения: 1)о датах и результатах проведенных осмотров, контрольных проверок и (или) мониторинга оснований МКД, строительных конструкций, сетей инженерно- технического обеспечения и систем инженерно-технического обеспечения, их элементов; 2)о выполненных работах по техническому обслуживанию здания; 3)о проведении текущего ремонта здания; 4)о датах и содержании выданных уполномоченными органами исполнительной власти предписаний об устранении выявленных в процессе эксплуатации здания, сооружения нарушений, сведения об устранении этих нарушений.

Несмотря на то, что форма журнала эксплуатации МКД до настоящего времени не утверждена, это неснимает с УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК обязанности по ведению данной документации.

Ведение журнала эксплуатации МКД необходимо для систематизации сведений об оказанных услугах и выполненных работах и последующего отчета о выполнении УО перед собственниками.3 : для животных. Схемы и конструкции. : На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим. : Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.



Положительная для ТСЖ судебная практика

Белгородский областной суд рассматривал иск собственника в ТСЖ, в котором житель ссылался на отсутствие информации на официальном сайте товарищества.

Ранее прокуратура отказала собственнику в удовлетворении его требований и привлечении председателя ТСЖ к административной ответственности по ст.

5.39 КоАП РФ.Суд пришел к выводу, что отсутствие информации на сайте нарушает законодательство о раскрытии информации организациями, осуществляющими деятельность по управлению МКД.

Признаков неправомерного отказа в предоставлении информации допущено не было.

Поэтому суд решил не привлекать председателя ТСЖ к ответственности по ст. 5.39 КоАП РФ.Также, суд объяснил, что в соответствии со ст. 56 ГПК РФ, собственнику могут отказать в рассмотрении дела, если он не предоставит достаточных доказательств его обращения в ТСЖ с просьбой ознакомиться с документами.

Расходы на отопление и нагрев горячей воды для нашего дома

Январь 2019Январь 2020Январь 2017Отопление и содержание котельной за весь дом241 775,48 Р360 522,53 Р551 032,21 РОтопление и содержание котельной за квартиру 61,1 м²1297,77 Р1935,16 Р2957,76 РОтопление и содержание котельной за 1 м²21,24 Р31,67 Р48,41 РТепло и ГВС за весь дом289 889,00 Р528 537,04 Р676 594,92 РГВС за весь дом48 113,52 Р168 014,51 Р125 562,71 РГВС за 1 м³88,12 Р307,72 Р229,97 РЭкономия для дома386 705,92 Р148 057,89 Р—Отопление и содержание котельной за весь домЯнварь 2019241 775,48 РЯнварь 2020360 522,53 РЯнварь 2017551 032,21 РОтопление и содержание котельной за квартиру 61,1 м²Январь 20191297,77 РЯнварь 20201935,16 РЯнварь 20172957,76 РОтопление и содержание котельной за 1 м²Январь 201921,24 РЯнварь 202031,67 РЯнварь 201748,41 РТепло и ГВС за весь домЯнварь 2019289 889,00 РЯнварь 2020528 537,04 РЯнварь 2017676 594,92 РГВС за весь домЯнварь 201948 113,52 РЯнварь 2020168 014,51 РЯнварь 2017125 562,71 РГВС за 1 м³Январь 201988,12 РЯнварь 2020307,72 РЯнварь 2017229,97 РЭкономия для домаЯнварь 2019386 705,92 РЯнварь 2020148 057,89 РЯнварь 2017—

Заключение


Товарищество собственников относится к некоммерческим юридическим лицам.

Это обуславливает требования, определяющие то, какие документы ТСЖ необходимы не только при его первоначальном создании, но и при дальнейшей работе:

  1. Документы, подтверждающие регистрацию: свидетельства ОГРН и ИНН.
  2. Учредительные документы: протокол, устав общества.
  3. Документы, связанные с деятельностью товарищества.
  4. Кадровые документы, подтверждающие трудовые отношения с сотрудниками коммунальных служб.

Делопроизводство в ТСЖ

Как известно органами управления и контроля в ТСЖ являются общее собрание собственников помещений многоквартирного дома, общее собрание членов ТСЖ, правление товарищества, председатель правления ТСЖ и ревизионная комиссия (ревизор). Документирование управленческой деятельности товарищества требует ведение своего делопроизводства. Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ и ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны «как порох всегда быть сухими» и в любой момент могут востребоваться по любым основаниям.

Как добиться учета и прохождение документов товарищества, их исполнения рассматривает председатель совета Ассоциации ТСЖ «Центр» Лев Матеров. Документирование управленческой деятельности товарищества собственников жилья осуществляется на основе действующих обще-государственных нормативно-методических материалов.

Документирование управленческой деятельности товарищества собственников жилья осуществляется на основе действующих обще-государственных нормативно-методических материалов. Само делопроизводство в товариществе просто необходимо «как воздух» для управленческой деятельности ТСЖ.

И начинать его надо сразу, как только в многоквартирном доме образуется инициативная группа по выбору способа управления жилым домом.

Первый протокол заседания инициативной группы должен подтвердить намерение группы инициаторов-собственников создать в многоквартирном доме товарищество собственников жилья или взять жилой дом в управление без образования юридического лица или выбрать управляющую компанию любой организационно-правовой формы.

Инициативная группа должна обратиться к жителям дома с обращением, почему она хочет выбрать тот или иной способ управления жилым домом, провести анкетирование жителей с целью определить, что за контингент собственников, нанимателей, арендаторов проживает в доме, а также получить предложения от жителей кандидатур для будущего правления товарищества, комитетов и комиссий ТСЖ, в состав ревизионной комиссии и т.д. Все это пригодится при подготовке и проведении учредительного собрания и все это требует документального оформления и подтверждения.

Кроме того, инициативная группа несет известные денежные расходы по созданию и регистрации товарищества собственников жилья, которые потом будут разложены на всех собственников – членов товарищества пропорционально занимаемой площади.

Их придется подтверждать на основании принятого устава ТСЖ, а затем утверждать на общем собрании членов товарищества. Отчитываться придется перед собственниками помещений многоквартирного дома за каждую потраченную копейку. Так, что любые расходы должны быть подтверждены документально: чеками, договорами, описями сбора средств с подписями собственников помещений и т.д.

Часть расходов жители могут компенсировать своими возможностями: у кого-то есть компьютер и принтер, кто-то имеет ксерокс, у кого-то есть возможность размножить материалы на работе и т.д. И все это нужно учитывать инициативной группе, чтобы потом не выяснять отношения с теми или иными собственниками дома.

Поэтому ведение делопроизводства с самого начала позволяет в будущем избежать множества конфликтов в многоквартирном доме. В случае выбора способа управления многоквартирном домом в виде ТСЖ, правление товарищества организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательным актам.

Инструкция по ведению делопроизводства утверждается решением правления товарищества и устанавливает общие требования к документированию деятельности и организации работы с документами в товариществе собственников жилья. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении товарищества, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается уставом товарищества на председателя правления. А председатель правления назначает из состава избранного коллегиального органа управления, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов и в установленные сроки информирует правление о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление членов правления ТСЖ с нормативными и методическими документами.

При незначительном численном составе правления функции по ведению делопроизводства возлагаются на председателя правления.

При уходе члена правления или работника в отпуск, выбытии в командировку, по болезни или увольнении имеющиеся у него документы по указанию председателя правления передаются другому члену правления или сдаются председателю правления. Права, обязанности и ответственность лиц, отвечающих за ведение делопроизводства в товариществе, определяются их должностными инструкциями, а также соответствовать ГОСТу 6.30-97 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Основные виды документов товарищества и их реквизиты должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Некоторые ТСЖ имеют свою эмблему или «товарный знак».

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документах товарищества должно соответствовать вышеперечисленным ГОСТам. Оформленные в соответствии с этим ГОСТом документы товарищества имеют юридическую силу и могут быть использованы в качестве аргументов в судах общей юрисдикции или арбитражном суде г.Москвы.

Наименование товарищества собственников жилья указывается в точном соответствии с его Уставом. Оно может располагаться в левом верхнем углу документа или сверху по-середине. Часто названия товарищества на собраниях предлагаются собственниками одни и те же. Так, наиболее часто повторяются названия из действующих ТСЖ «Наш дом» или название улицы, где расположен жилой дом, например «Арбат».

Так, наиболее часто повторяются названия из действующих ТСЖ «Наш дом» или название улицы, где расположен жилой дом, например «Арбат». В результате приходится иногда искать адрес товарищества по всему городу, а на почтовый адрес, например, ТСЖ «Арбат» может придти вся корреспонденция по этой улице.

Поэтому, чтобы не было повторений, лучше включать в название почтовый адрес: ул.Профсоюзная д. 46, корпус 2. Сокращенное название такого товарищества будет ТСЖ «Профсоюзная 46-2». Тогда уж точно вас ни с кем никто не спутает.

Название вида документа должно соответствовать табелю унифицированных форм документов, а заголовок к тексту документа должен соответствовать краткому изложению содержания документа товарищества. Он должен быть максимально кратким. Точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.
Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

Например, приказ (о чем?) о назначении главного бухгалтера ТСЖ, карточка (чего?) движения основных средств товарищества. Датой документа товарищества является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом (общим собранием членов ТСЖ, правлением товарищества) – дата его принятия, для утверждаемого документа – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, например, председателем правления или главным бухгалтером ТСЖ. Необходимо помнить, что документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена иная дата. Так, например, датой создания ТСЖ (по закону о государственной регистрации юридических лиц …) является не дата проведения общего собрания собственников помещений многоквартирного дома по выбору способа управления домом, а дата регистрации товарищества в качестве юридического лица в налоговой инспекции № 46 г.

Москвы и т.д. Даты подписания, утверждения, согласования документа товарищества, а также даты, содержащиеся в тексте должны оформляться цифровым способом.

Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год (например, 24.06.2005 г.).

В текстах документах товарищества, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 28 июня 2005 г. При ссылке в тексте на правовой акт, хозяйственный договор ТСЖ или иной документ дата оформляется следующим образом: договор № 36-Д от 28.06.2005 г. Документы, направляемые сторонним организациям от имени ТСЖ, подписываются председателем правления, его заместителем или управляющим (управляющей компанией).

В состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Например, – Председатель правления ТСЖ «_____» (В.В.Иванов). Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа.

Например, общего собрания собственников помещений многоквартирного дома – председателем собрания и его секретарем.

В документах, подготовленных комиссией или комитетом при ТСЖ, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа товарищества несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если должностное лицо товарищества, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим обязанности председателя правления или его заместителем.
Если должностное лицо товарищества, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим обязанности председателя правления или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки).

Не допускается подписывать документы товарищества с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Отметка об исполнении документа товарищества и направление его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер.

На документе ставится отметка «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя, в котором исполнен документ. Документы утверждаются решениями общего собрания собственников помещений многоквартирного дома, общего собрания членов ТСЖ, правлением товарищества, ревизионной комиссией или председателем правления. Утверждение документов товарищества производится проставлением грифа утверждения.

Грифы утверждения оформляются следующим образом: УТВЕРЖДАЮ. Председатель правления ТСЖ «_____», (личная подпись, инициалы, фамилия), дата 00.00.00 г. или УТВЕРЖДЕНО. Протокол общего собрания ТСЖ «_______» № ____ от 00.00.00 г.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишут в именительном падеже.

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Полный почтовый индекс указывается при направлении документа товарищества разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами.

Например: Товарищество собственников жилья «Ясеневый – 19», 117593 г.Москва, Ясеневый бульвар д.19. Надо иметь ввиду, что председатель правления ТСЖ избирается на два года и, чтобы не править правоустанавливающие документы ТСЖ каждый раз – указывается только номер жилого дома.

Тем более за каждое изменение в правоустанавливающих документах ТСЖ надо платить госпошлину в размере 2000 рублей. При избрании нового председателя правления необходимо написать в почтовое отделение, обслуживающее дом, номер квартиры председателя, по которому присылается вся корреспонденция. Учитывая новые электронные средства информации и возможность отправлять с ЭВМ электронные письма и сообщения: интернет, электронную почту, мобильную связь на бланке ТСЖ можно указать их персональный адрес председателя правления или одного из членов правления, а если у товарищества есть свой электронный почтовый ящик правления, то и его конкретный электронный ящик.

Электронная почта дает возможность проводить виртуальные заседания правления, обмениваться данными и принимать оперативно решения. Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям ГОСТов.

Если документ товарищества имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется, по следующей форме: ПРИЛОЖЕНИЕ: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. ПРИЛОЖЕНИЕ: «Список льготников – членов ТСЖ» на 3 л.

в 1 экз. или «Справка расчет задолженности членов ТСЖ по ЖКУ» на 2 л.

в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа товарищества реквизиты. Это только некоторые требования делопроизводства в товариществе собственников жилья.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказ по ТСЖ, инструкция, протокол общего собрания, уведомление об общем собрании, выписка из протокола общего собрания, расчет долей собственников помещений в общей долевой собственности многоквартирного дома, заявление о вступление в члены ТСЖ, обязательство по платежам, справка о собственнике помещения в многоквартирном доме, справка об отсутствии задолженности по оплате ЖКУ и т.п.), перечень документов ТСЖ, правления ТСЖ, порядок оформления документов правления товарищества, список членов ТСЖ, документы для текущей работы председателя правления (распорядительные и нормативно-справочные), примерный перечень документов, на которых ставится печать ТСЖ, примерный перечень документов, подлежащих утверждению на правлении товарищества, порядок формирования дел, примерный перечень управленческих документов ТСЖ с указанием сроков хранения, требования к «деловому письму» и т.д. Все это в следующих статьях. Источник:

Ольга Савко Начальник группы телемаркетинга Получите качественную бесплатную консультацию Оставить заявку

Акция Переход на отечественную АИС МФЦ Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ Акция «Амнистия» по техподдержке Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015 7 000 компаний 250 во всех городах России и странах СНГ Решения Продукты О компании Пользователям Copyright 2019 «Электронные Офисные Системы» Разработка — , дизайн — ^

Письмо

Чтобы стать полноправным членом ТСЖ, необходимо подать председателю организации соответствующее заявление. Сделать это можно как при личном обращении, так и при помощи письма.

Установленной законодательством формы для составления документа не существует, однако в нем необходимо указать:

  1. подпись будущего члена ТСЖ.
  2. изложение намерения стать участником товарищества;
  3. информация о помещении, которое находится в собственности у заявителя;
  4. дата составления документа;
  5. ФИО председателя;
  6. название организации, в которую происходит обращение;
  7. данные заявителя: адрес, телефон, паспортные данные;

После получения заявления товарищество собственников будет обязано включить обратившегося человека в список участников.

Право имею

Какие документы товарищество обязано предоставлять собственникам Собственники квартир могут на законных основаниях потребовать для ознакомления устав и свидетельство о госрегистрации, чтобы убедиться, что организация оформлена должным образом. Кроме того, они имеют право посмотреть на бухгалтерскую и финансовую отчетность, информацию о проверках аудиторов, а также сметы.

В случае возникновения вопросов председатель правления или уполномоченное им лицо (например, бухгалтер) обязано жильцам все разъяснить. Безусловно, владельцы квартир могут прочитать все протоколы заседаний членов и заседаний правления, включая документы об итогах голосования.

Последними могут быть бюллетени для голосования, решения собственников помещений по вопросам, вынесенным на голосование и т.д. Ну и, конечно, жильцы многоквартирного дома могут свободно ознакомиться со всеми техническими документами на здание, в котором живут.


proffbuhuslugi.ru © 2020
Наверх